የ2009 በጀት ዓመት ከሐምሌ 1/2008 እስከ ሠኔ 30/2009 ዓ.ም በውስጥ ኦዲት ዳይሬክቶሬት የ4ኛዉ ሩብ ዓመት ሪፖርት

የ2009 በጀት ዓመት ከሐምሌ 1/2008 እስከ ሠኔ 30/2009 ዓ.ም በውስጥ ኦዲት ዳይሬክቶሬት  የ4ኛዉ ሩብ ዓመት ሪፖርት

  1. በግብርና ቢሮ ውስጥ ከሚገኙት ዳይሬክቶሬት ውስጥ አንዱ የሆነው የውስጥ ኦዲት ዳይሬክቶሬት በመ/ቤቱ ውስጥ ባለው መንግስታዊ መዋቅርና በመንግስት የፋይናንስ አዋጅ178/2003 መሠረት የተሰጠውን ስልጣና ኃላፊነት ለመወጣት ብሎም መ/ቤቱን በንብረት አያያዝና አጠቃቀም በፋይናንስ እንቅስቃሴው በአጠቃላይ የመ/ቤቱን ዓላማ ከግብ ለማድረስ የተዘጋጁት የውስጥ ቁጥጥር ሥርዓቶች በመዳሰስ መ/ቤቱን የበለጠ ውጤታማ ሊያደርጉ የሚያስችሉ አስተያየቶችንና የዉሣኔ ሀሣቦችን ማቅረብ የዳይሬክቶሬቱ ዋና የሥራ ድርሻ ነው፡፡

 

በመሆኑም በመ/ቤቱ ጠንካራ የውስጥ ቁጥጥር ሥርዓት እንዲኖር በማስቻል የመንግስት ደንብና መመሪያዎች እንዲጠበቁ የመ/ቤቱ ሃብት ኢኮኖሚያዊ ውጤታማነት ብቁ በሆነ መልኩ ለታለመለት ዓላማ እንዲውል ለማድረግና የውስጥ ቁጥጥር እሴትን በመጨመር በአመራሩና በሰራተኛው መካከል ግልፀኝነትንና ተጠያቂነት እንዲሰፍን በማድረግ እየሰራ ይገኛል፡፡

  1. ከቁልፍ ተግባር አኳያ
  2. በየቀኑ በተሠሩ ሥራዎች ላይ እንዲሁም በአጋጠሙ ችግሮች ላይ በጋራ በመወያየት የመፍተሄ ሃሣብ በማምጣት በጋራ መግባባት ላይ የተመሠረተ ሥራ ተሰርቷል፡፡
  3. በሣምንት የ1ለ5 የልማት ቡድን በየሣምንቱ በታቀዱ ሥራዎች አፈፃፀም እንዲሁም በቁልፍ ሥራ ተግባራት በአገልግሎት አሠጣጥና የቀጣዩ ሳምንት የሥራ ዕቅድ በማቀድ የሩብ ዓመቱ ሥራዎች ተሠርተዋል፡፡
  4. የአገልግሎት አሠጣጡን ለማሻሻል የዳሠሣ ጥናት በማካሄድ ከአስተያየት ሠጭዎች የተገኘውን ግብዓት ለቢሮው እንዲቀርብና መስተካከል የሚገባቸውን አንዲስተካከሉ ተቀምሮ ቀርቧል፡፡
  5. በዉስጥ ኦዲት ዳይሬክቶሬት በቢሮው ዉስጥ የሚያደርጋቸዉን የውስጥ ቁጥጥር በተመለከተ ድጋፍና ክትትል ለአደረገላቸዉ ዳይሬክቶሬትና ፕሮጀክቶችከድጋፍ በኋላ በምርመራ ወቅት የተገኙ የማስተካከያሀሣቦችን በጋራ በመወያየት የአሠራር ግደፈቶችን ካሉ እንዲስተካከሉ በጋራ በመግባባትየአሠራር ክፍተቶችን ለመሙላት ጥረት ተደርጓል፡፡
  6. ለቢሮው ማንጅመንት አባላት ስለውስጥ ኦዲት ስለሚያከናውናቸው ተግባራት ግንዛቤ እንዲኖራቸው ስለውስጥ ኦዲት ምንነትና በ2008 በጀት ዓመት የተሠሩ ሥራዎችን እንዲሁም በዳሠሣ ጥናቱ ሰዳይሬክቶሬቱናስለቢሮዉ የተሰጡአወነወታዊና አሉታዊ አስተያየቶች ላይ ግንዛቤ እንዲኖር የዳሠሣ ጥናቱን ተቀምሮ እንዲቀርብ ተደርጓል፡
  7. የፈፃሚዉን  አፈፃፀም  ብቃት  በሥራዉ ላይ ያለዉን ግንዛቤ ለማሳደግ  በክፍል ዉስጥ  የመማር ሥራ  ተሠርቷል፡፡
  8. ከሲቪል ሰርቪስ ልማት ሰራዊት ግንባታ አኳያ፣

አደረጃጀት

ሂደቱም ራሱን ሰራዊት አድርጐ ተግባራትን መፈፀም እንዳለበት በማመን በ 1.5 የልማት ቡድን የተደራጀ ሲሆን በሂደቱ ውስጥ ወንድ ሦስት ሴት ሦስት በድምሩ ስድስት ከዚህም በመነሳት የ2009 ዓ.ም በጀት ዓመት ዓመታዊ ዕቅድ አቅዶ የ4ኛው ሩብ ዓመት በዕቅዱ መሠረት ሥራዎች ተሠርተዋል፡፡

 

  1. በአብይ ሥራ ተግባራት የተከናወኑ ሥራዎች
  1. የ2008 በጀት ተራፊ በጀት ፈሰስ የሚሆኑ የጥሬ ገንዘብና የአላቂ ዕቃ ቆጠራ እንዲሁም የዓመቱ ተሰብሣቢ እና ተከፋይ ሂሣብ ሪፖርት ተሠርቶ ለሚመለከተው ተልኳል፣

 

  1. የ2ኛዉን የSDG/የምዕተ ዓመቱን የልማት ማስፈጸሚያ በጀት የፋይናንስ ህጋዊነቱን በማረጋገጥ የ2008 በጀት ዓመት የ4ኛው እሩብ ዓመት የ1ኛዉ ሩብ ዓመት የ2ኛዉ ሩብ ዓመት እና የ3ኛዉ ሩብ ዓመት ሂሳብ ተመርምሮ የምርመራ ዉጤቱተሰርቶ ለቢሮውና ለገ/ኢ/ልት/ቢሮ ሪፖርት ተልኳል፡፡

 

     3.  በድርቅ ለተጠቁ ወረዳዎች  በተሰብሣቢ ሂሣብ  ተሰጥቶ የነበረዉን ተሰብሳቢ ሂሣብ  በሰሜን ጎንደር ዞን አስ/ገ/ኢ/ል/መምሪያና በጎንደር ዙሪያ  ገ/ኢ/ል/ት/መመሪያ  በደቡብ ጎንደር  በዞኑ ገ/ኢ/ል/ት/መመሪያ  በሊቦ ከምከም ወረዳ ገ/ኢ/ል/ት/ጽ/ቤት  በፋርጣ እና በላይ ጋይንት ገ/ኢ/ል/ጽ/ቤቶች  ተሰብሣቢ ሂሣብ የማስመለስ ሥራ ተሰርቷል፡፡

  4.የ2008 በጀት ዓመት የግዥ ሥርዓት በግዥ ዘዴ  የቀጥታ ግዥና ድግግሞሹን የሚያመላክትና ከ2008 ግዥ ላይ የነበረውን ክፍተት በ2009 በጀት ዓመት እንዲስተካከል የሢያመላክት ሪፖርት ለግዥና ፋ/ን/አስ/ደ/የሥራ ሂደት እና ለቢሮው እንዲቀርብ ተደርጓል፡፡

5.ከ1ኛዉ ሩብ ዓመት እስከ 4ኛዉ ሩብ ዓመት ያለዉ በዉስጥ ኦዲት የተከናወኑ ሥራዎች   ለቢሮውና እና ለገ/ኢ/ል/ት/ቢሮ  በወቅቱ ሪፖርቱ ተስረቶ ተልኳል፡፡

6.በዓመቱ ዉስጥ  ለግብርና ዕድገት ማስተባበሪያ ጽ/ቤት   የጽ/ቤቱን  ሂሣብ   ለሦስት  ወረዳዎች የበጀት አጠቃቀም ድጋፍ  ለአንድ ወረዳ   የሰነድ ማጣራት ሥራ እና  ለ10 ወረዳዎች የሂሣብ ምርመራ ሥራ   በአተቃላይ ለፕሮጀክቱ  15  ጊዜ የድጋፍና ክትትል ሥራ ተሰርቷል ፡፡

7..  የማኅ/አቀ/የተ/የተ/ሀ/አያያዝ ፕሮጀክት የ10 ወረዳዎችን ሂሣብ እና   የፕሮጀክቱ  የሣጥን ሂሣብ  ምርመራ በማድረግ የተደረሰበትን ዉጤት ለቢሮውና ለፕሮጀክቱ  በሪፖርት እንዲታወቅ ተደርጓል፡፡

8. የቢሮው የንብረት አያያዝ በተመለከተ ክትትልና ድጋፍ ተደርጎ በንብረት ክፍል ዉስጥ ወጪ ሣይሆኑ የተቀመጡ ንብረቶችን ወጪ ሁነዉ አገልገሎት እንዲሰጡ   እና አገልግሎት የማይሰጡ ንብረቶችን  ከንበረት ክፍል  በንበረት ማስወገጃ ዘዴዎች እንዲወገዱ  ምክርና ድጋፍ የተሰጠበትን ለቢሮው እና  ለግዥና ፋ/ን/አስ/ በሪፖርት እንዲደርስ ተደርጓል፡፡

9. የቢሮ ተሽከርካሪዎች ያሉበት ሁኔታ ክትትልና ድጋፍ ተደርጎ ለውሣኔ ሃሳብ እንዲረዳ ለቢሮዉና ለግዥና ፋይናንስ  መረጃዎች  እንዲቀርብ ተደርጓል፡፡

10.የግዥ ፋ/ን/አስ/ዳይሬክቶሬት   የፋይናንስ ህጋዊነቱን  የማረጋገጥ ሥራ  የተሰብሣቢ የተከፋይ ሂሣቦችን የሂሣብ ምዝገባዎችን  የግዥ ሥርዓቱንና  በአጠቃልይ ከዳሬክቶሬቱ ጋር  በመደጋገፍ  የተሻለ ሥራ እንዲሠራ ተደርጓል፡፡

11.የሰዉ ሀብት አመራር ዳይሬክቶሬትን በዓመቱ ዉስጥ  ሁለት ጊዜ ድጋፍና ክትትል በማድረግ ዋስትና  በሚያስፈልጋቸዉ የስራ መደቦች   ዋስትና ማሣዝ አለማሣዛቸዉን የማረጋገጥ ሥራ ተሰርቷል፡፡

12. በGIZ አማካኝነት በድርቅ ለተጠቁ አካባቢዎች  አገልግሎት የሚዉል ከአማራ ምርጥ ዘር ኢንተር ፕራይዝ   ተገዝቶ ግብርና ቢሮ በአደራ  በምርጥ ዘር ኢንተር ፕራይዝ   ንበረት ክፍል እንዲቀመጥ ያደረገዉን   ምርጥ ዘር  ገቢና ወጪ ላይ በተፈጠረዉ የአሠራር ችግር  ቢሮዉ የዉስጥ ኦዲት የተፈጠረዉን ችግር  እንደፈታ በተሰጠዉ ትዕዛዝ መሠረት   የአማራ ምርጥ ዘርን ኢንተር ፕራይዝንና  የግብርና ንበረት ሠራተኞችን  ያለዉን የአሠራር ችግር በመመርመር  አና መሆን የሚገባዉን በማስረዳት መተማመን ላይ በመድረስ  ምንም እንኳን ገቢና ወጪዉ መሠራት የነበረበት ድረጊቱ በተፈፀመበት ወቅተም ቢሆን በወቅቱ ለምን ገቢና ወጪ እንዳልተደረገ የነበረዉን አስገዳጅ ሁኔታ በመጥቀስ  ከምርጥ ዘሩ ግዥና ፋይናንስ ጋር  የነበሩ አለመግባባቶችን  እንዲፈታ በማድረግ  የቢና ወጪዉ ሥራ የንበረት ሠራተኞች  አምነዉበት  ችግሩ እንዲፈታ ተደርጓል፡፡ 

13.የአንዳሣ የዶሮ እርባታ ማዕከል  መንግሰት ለግል ኢንተርፕራዝ  እንዲሸጥ በአደረገዉና በኢነተርፕራይዙና በመንግስት መካከል የሚደረገዉን የሀብት እርክክብ በታዛቢነት በመገኘት የርክክብ ሥራዉን በአካል ተገኝትን እንደፈፀም ተደርጓል፡፡

3.   የሀብት አጠቃቀምን በተመለተ፡-

3.1በቢሮዉ ዉስጥ ያለዉ የመደበኛዉም ሆነ የፕሮጀክቶች የሀብት አጠቃቀም በአዋጅ 178/2003 እና በአዋጅ 179/2003  አንዲሁም በሌሎች አዋጆችደንቦችና መመሪያዎች   መሰረት ተደርጎ በአግባቡ እየተሠራ  እና በዳይሬክቶሬቱ  ዕቅድ መሠረት የሀብት አጠቃቀማቸዉን በማየት በአሠራር ላይ ከጥቃቀን የአሠራር ግደፈቶች ቢታዩም ድጋፍና ክትትሉ ከተሠራ በኋላ በመዉጫ ስብሰባዎች   በአሠራር ላይ የሚታዩ ክፍተቶች እንዲስተካከሉ  የጋራ መግባባት ሥራ  ውጤት ለቢሮዉና ለሚመለከታቸዉ ሁሉ በሪፖርት እንዲዉቁት ተደርጓል፡፡

3.2 የተሰብሳቢና የተከፋይ ሂሣብ ክትትል ትኩረት ተሰጥቶት  ክትትልና ድጋፍ እየተደረገ  በ2007/2008 በጀት ዓመት ተከስቶ በነበረው ድርቅ ምክንያት በድርቅ ለተጎዱ ዞኖችና ወረዳዎች በተሰብሳቢ ሂሣብ ተሰጥቶ ነበረዉ ገንዘብ ቢሮዉ  ግበረ ሀይል በማቋቋም  ተሰብሳቢ ሂሣቡ እንዲሰበሰብ  በአደረገዉ ጥረት ሙሉበሙሉ ባይሆንም በተሻለ ሁኔታ ተሰብሳቢ ብር 40379783.38  ቢሮዉ  4 ቡድን ተሰብሳቢ ሂሣቡ  ወደ ተሰጣቸዉ ቦታዎች በመላክ   እንዲሰበሰብ የተደረገ ሲሆን  አስከአሁን ድረስ  ሂሣቡ ተጠናክሮ እየተሰበሰበ መሆኑ  ለማረጋገጥ ተችሏል፡፡

በምርመራ ወቅት የተገኙ ዋና ዋና ግኝቶች

ግኝት  የለም

የመጡ ለውጦች

1.በሂደቱ ሠራተኞች የሂደቱን ዕቅድ የጋራ በማድረግ እና ዕቅዱን ለማሣካት የዓመቱን ዕቅድ በ6 ወር እና በወር እንዲሁም ወደ ሣምንት በማውረድ አፈፃፀሙን በየቀኑ እና በየሣምንት በ1 ለ5 በልማት ቡድን በመወያየት በአሠራር ላይ የጋራ ግንዛቤ መገኘቱ እና የሂደቱ የሥራ አፈፃፀም የተሻለ ሊሆን መቻሉ፣

2.በአሠራር ላይ  ያለውን የዕውቀት ክፍተት ለመሙላት በመመሪያዎችና በአሠራሮች ላይ የመማማር ሥራ መስራቱ እና የሂደቱ ፈፃሚዎች ግንዛቤና ለውጥ ማምጣት መቻላቸው፡፡

3.ዳይሬክቶሬቱ  በቁልፍ ሥራ ተግባራት የበለጠ ትኩረት ሰጥቶ በመስራቱ ለዉጥ መምጣቱና ለአብይ ሥራ ተግባሩ አብይ መሣሪያ ሆኖ መገኘቱ

 በሂደቱ በዓመቱ የሥራ ክንውን ወቅት የነበሩ ጥንካሬዎች፡

1.እውቀትና ክህሎት መሠረት በማድረግ የታቀዱ ሥራዎችን ለመፈፀም የሚደረገው ጥረት የተሻለ መሆኑ፣

2.ለሚመለከታቸው የሥራ  ክፍሎች ሪፖርት በወቅቱና በጊዜ እንዲደርስ መደረጉ፣

3.በቢሮው ውስጥ ካሉ የሥራ ክፍሎች ጋር ያለው የሥራ ግንኙነት ጤናማ መሆኑ፣

4.በክፍሉ ሊሠሩ የታቀዱ ሥራዎች በተገቢዉ ሁኔታ መፈፀም መቻቸው

5.ዳይሬክቶሬቱ የለዉጥ ሥራን  የአብይ ሥራዎች ማቀላጠፊያ መሣሪያ  አድረጎ በመሥራቱ የተሸለ ላፅ መምጣቱ

 በሂደት በዓመቱ የሥራ ክንዉን ወቅት የነበሩ እጥረቶች፣

1.የእንስሳት ኤጀንሲ የመዳሃኒት እስቶር የምርመራ ሂደት በውስጥ ኦዲት በኩል ምርመራውን አከናውኖ የመውጫ ስብሰባ አድርጎ መስተካከል የሚገባቸዉንና መቅረብ የሚገባቸዉን መረጃዎች እንዲያቀርቡ  በተደረሰዉ ስምምነት መሰረት  የሚፈለጉ መረጃዎች በወቅቱ ሊቀርብ ባለመቻሉ የምርመራ ዉጤቱ  መውጣት አለመቻሉ

2.በዉስጥ ኦዲት በፈፃሚዎች ቢሮ  የኢንተርኔትና ibex ተደራሽነት ባለመኖሩ  የክፍያ ክፍልንና የበጀት ክፍልን ለመደገፍ ባለመቻሉ በአሠራር ላይ ችግር መፍጠሩ

3.የፈፃሚዎች ቢሮ መሉበመሉ የክፍሉ ሠራተኞች የራሣቸዉ ጠረጴዛና ወንበር  አስቀመጦ ለመስራት ክፍሉ ጠባብ በመሆኑ ለሥራ አስቸጋሪ መሆን

4 በኃላፊዉ ቢሮ የibex   አገልግሎት  መቆራረጡ

5 .   4210  .የብር 156271520.23

     4211 የብር 2611690.15 በድምሩ የብር158883210.38 በተሰብሣቢ ሂሣብ             ተይዞ መገኘቱ

ለእጥረቱ የተሰጠ ምክንያት

1.የእንስሳት ኤጀንሲ ማስተባበሪያ በወቅታዊ ሥራዎች መደራረብ ምክንያት መሆኑንና መረጃውን አጣርተው እንደሚልኩ  ሲገልጹ ቢቆይም አሁን ግን መረጃዉ ባልተሟላበት ሁኔታ  የምርመራ ዉጤቱ እንዲገለጽላቸዉ ቢጠይቁም በቢሮዉ በኩል እዉቅና አግኝቶ  ዉሣኔ የሚያስፈልገዉ መሆኑ

2.የኢንተርኔትና የibex ተደራሽ  ችግሩን ICT ዳይሬክቶሬት    ሲስተሙ እንዲስተካከል  የተጠየቀ ቢሆንም  እሰካሁን ድረስ መስተካከል ባለመቻሉ  እንደገና ዳይሬክቶሬቱን ጠይቀን እንደተረዳነዉ  ዕቃዉ በመገዛቱ በቅርብ ጊዜ ዉስጥ እንደሚስተካከል ገልፀዋል፡፡

3.የቢሮዉን ጥበት ለግዥና ፋይናንስ ዳይሬክቶሬት ጥያቄዉን በቃል ያቀረብን ቢሆንም የቢሮ እጠረት ያለ በመሆኑ ለመፍታት አልተቻለም

4.የIbex መቆራረጥን በተመለከተ አብክመ ገ/ኢ/ል/ት/ቢሮ በኩል ያለዉን ችግር ለመፍታት ዕቅድ  የተያዘና  በቢሮዉ በኩል መስተካከል የሚገባዉን  ይስተካከላል የሚል ምላሽ ተሰጥቷል፡፡

5.የከብር 78278018.70 ተሰብሣቢ ዉስጥ ብር 40379783.38 የተሰበሰበና ቀሪው  ብር 37898235.32 እንዲሰበሰብ ትኩረት ተሰጥቶ በመሠራት ላይ ይገኛል፡፤